Microsoft Word – Hướng dẫn sử dụng trình soạn thảo văn bản tốt nhất

Date:

Microsoft Word hoặc MS Word là một trong số các ứng dụng trong bộ công cụ phần mềm văn phòng Microsoft Office. Chương trình này được sử dụng chủ yếu để soạn thảo mọi loại tài liệu (tiểu thuyết, luận văn, thư từ, sơ yếu lý lịch, ấn phẩm quảng cáo, thiệp chúc mừng, lịch trình, báo cáo, giáo án, làm bài tập, bài kiểm tra của học sinh…).

Word là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn cầu vào thời điểm hiện tại. Ưu điểm nổi bật nhất của Word là cho phép người dùng kết hợp thêm màu sắc, hình ảnh, biểu đồ, chữ nghệ thuật… Cùng các công cụ trực quan khác, giúp văn bản trở nên thú vị và hấp dẫn, loại bỏ sự đơn điệu.

Dữ liệu đã được nhúng trong Word cũng sẽ được tự động cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu trên bảng tính Excel. Ví dụ, bạn có thể nhúng một bảng tính đã tạo trên Excel vào tài liệu Word. Hơn nữa, phần mềm này cũng dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office.

Bạn khác người những với một số chức năng cơ bản khác nhau, hỗ trợ người dùng tạo, chỉnh sửa văn bản, lưu trữ, in và chia sẻ thông tin. Có nhiều phiên bản của Microsoft Word được phát triển cho các hệ điều hành khác nhau, bao gồm Windows, macOS và cả các thiết bị di động. Microsoft Word cũng cho phép bạn tạo và lưu trữ tài liệu trên đám mây trực tuyến. Từ đó dễ dàng giúp bạn chia sẻ tệp để làm việc cộng tác với những người khác.

Microsoft Word - Hướng dẫn sử dụng trình soạn thảo văn bản tốt nhất

Microsoft Word có thể giúp việc soạn thảo và xử lý mọi loại văn bản.

Bài HOT 👉  Cách đăng ký tạo tài khoản WeChat trên Smartphone DỄ DÀNG nhất

Hiện tại có nhiều phiên bản Word phù hợp với từng thiết bị khác nhau.

  • Chương trình Word trên Microsoft 365 (giao diện trực tuyến).
  • Phần miềm Microsoft Office Word trên máy vi tính.
  • Word dành cho Microsoft 365 trên Mac bao gồm Word 2021, Word 2019 và Word 2016.
  • Ứng dụng Word trên điện thoại iPhone, Android, và máy tính bảng.
  • Bắt đầu bằng việc sử dụng phần mềm Word trên máy tính hoặc cách sử dụng phiên bản trực tuyến của Microsoft Word, bạn nên nắm vững cách sử dụng Microsoft Word nhanh chóng nhất.

    2. Làm quen với giao diện và tính năng cơ bản trong Microsoft Word

    Để bắt đầu Word, nhấp vào nút Bắt đầu hoặc nhấn phím Windows trên bàn phím. Để mở phần mềm, tìm Microsoft Word trong danh sách các ứng dụng và nhấp chuột.

    Một file văn bản MS Word sẽ cung cấp các phần tử và công cụ chính như sau:.

    Làm quen với giao diện và tính năng cơ bản trong Microsoft Word giúp người dùng nắm bắt và sử dụng hiệu quả phần mềm này. Đồng thời, việc làm quen sẽ giúp người dùng thực hiện các công việc văn phòng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

    Giao diện làm việc chủ yếu của Microsoft Word.

    Chú thích:.

    (1) Bao gồm các nút thu nhỏ/phóng to/ đóng cửa sổ, đồng thời hiển thị tên tệp của tài liệu đang soạn thảo. Thanh đầu trang (Title Bar).

    (2) Thanh công cụ Truy cập Nhanh (Quick Access Toolbar): Các lệnh nhanh bao gồm Lưu, Hoàn tác, Quay lại.

    Đảo cấu trúc câu trong đoạn văn: (3) Tệp Tab (File): Thực hiện các lệnh đối với tệp tài liệu như tạo tệp mới, mở tệp đã có, lưu tệp đang soạn, in văn bản, đóng tệp.

    (4) Thanh đồng nghĩa (Ribbon): Bao gồm các hướng dẫn cần thiết để soạn và chỉnh sửa văn bản như:

  • Trang chủ: Tuỳ chọn màu văn bản, phông chữ, kích thước văn bản, kiểu chữ, căn chỉnh, khoảng cách dòng cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu.
  • Tiện ích chèn (Insert): Cung cấp khả năng đưa các công cụ trực quan vào trang văn bản, bao gồm bảng, hình ảnh minh họa, ảnh, biểu đồ, đồ thị, trang trí lề trên/lề dưới và đánh dấu số trang….
  • Thiết kế (Design): Lựa chọn mẫu hoặc thiết kế trang văn bản hấp dẫn.
  • Bố trí (Page Layout): Điều chỉnh cấu trúc trang văn bản như margin, orientation, columns, lines, indentation, spacing,….
  • Tài liệu tham khảo (References): Đó là một công cụ hữu ích cho những người đang viết sách hoặc viết luận văn, để bổ sung trích dẫn, chú thích, mục lục, và danh mục…
  • Xem lại (Review): Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ điển đồng nghĩa, số lượng từ, ngôn ngữ, bản dịch, nhận xét,….
  • Bài HOT 👉  Cách xem mật khẩu Wifi trên máy tính cực dễ: Bạn đã biết chưa?

    (5) Cửa sổ Sửa đổi (Edit Window): Hiển thị nội dung của tài liệu.

    (6) Thanh cuộn (Scroll Bar): Di chuyển đến nội dung tài liệu cần hiển thị.

    (7) Thanh Trạng thái (Status Bar): Hiển thị dữ liệu của văn bản.

    (8) Hỗ trợ phóng to/thu nhỏ tài liệu để tập trung vào một nội dung cụ thể hoặc nhìn tổng quát cả văn bản, Điều khiển điều chỉnh phóng to/trò nhỏ trang chiếu (Zoom slide control).

    ≫>Xem thêm: Onedrive? Cách tận dụng Onedrive hiệu quả.

    3. Cách soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trong Microsoft Word

    Sử dụng chuột hoặc các phím mũi tên để thay đổi vị trí con trỏ. Để bắt đầu soạn văn bản, bạn cần nhập chữ tại vị trí con trỏ đang nhấp nháy.

    3.1 Cách định dạng chữ trong văn bản

    Bạn cần tô đậm vùng văn bản cần chỉnh trước khi chỉnh sửa hoặc định dạng văn bản. Sau đó, chọn các công cụ định dạng chữ tại tab Trang đầu (Home).

    3.1 Cách định dạng chữ trong văn bản là một yếu tố quan trọng để làm nổi bật và tạo điểm nhấn cho các phần trong văn bản, bao gồm việc sử dụng font chữ, kích thước, đậm, in nghiêng, gạch chân và màu sắc để truyền đạt thông điệp và thu hút sự chú ý của độc giả.

    Ý nghĩa các nút đánh dấu chữ trong văn bản Word.

    ≫>Xem thêm: Email công ty Microsoft chất lượng.

    3.2 Định dạng đoạn văn

    Chỉnh sửa định dạng đoạn văn, cân nhắc các tác vụ sau:

  • Giữa các đoạn văn và giữa các dòng, bạn tô sáng vùng văn bản cần thay đổi và chọn tab Thiết kế > Giãn cách Đoạn văn > Chọn khoảng cách thích hợp.
  • Căn cạnh trái, sau đó, trên tab Trang chủ, hãy nhìn vào phần Đoạn và chọn một trong những tùy chọn sau đây, Đánh dấu văn bản cần căn chỉnh, Căn chỉnh đoạn văn.
  • Vỉa hè ở giữa.
  • Phần viền bên phải.
  • Vỉa hè đồng đều cả hai bên.
  • Bài HOT 👉  ‘Bỏ túi’ 9 cách khôi phục video đã xóa vĩnh viễn trên Android

    Định dạng đoạn văn giúp tạo sự trình bày rõ ràng và dễ hiểu thông tin. Các định dạng thường được sử dụng bao gồm: đoạn văn, tiêu đề, định dạng chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang và đánh dấu số thứ tự. Sử dụng đúng định dạng đoạn văn sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu nội dung một cách tốt hơn.

    Văn bản sau khi được sửa chữa.

  • Các đoạn văn cần được đánh dấu, hãy tô đen chúng. Sau đó, chọn tab Trang chủ, nhấn vào biểu tượng mũi tên ở dưới cùng bên phải của nhóm Đoạn văn. Tiếp theo, nhấp vào mục Thụt đầu dòng và khoảng cách và nhập giá trị muốn thụt vào ô Trái (thụt lề trái) hoặc Phải (thụt lề phải). Bạn cũng có thể nhấn vào biểu tượng thụt lề trái và thụt lề phải nằm trên nhóm Đoạn văn (Xem hình minh họa).
  • Định dạng đoạn văn giúp tạo sự trình bày rõ ràng và dễ hiểu thông tin. Các định dạng thường được sử dụng bao gồm: đoạn văn, tiêu đề, định dạng chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang và đánh dấu số thứ tự. Sử dụng đúng định dạng đoạn văn sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu nội dung một cách tốt hơn.

    Canh lề văn bản.

    ≫>Xem ngay: Google Workspace tính năng đầy đủ.

    3.3 Định dạng phong cách viết.

    Để nâng cao trải nghiệm hình dung cho độc giả, bạn nên thực hiện các bước sau để tránh sự nhàm chán và đảm bảo tài liệu đã soạn được hoàn thiện và chuyên nghiệp:- Thay đổi định dạng văn bản sao cho nhất quán.- Chọn tiêu đề phù hợp.- Lựa chọn phông chữ thích hợp.- Thay đổi định dạng đoạn văn.

    Bước 1: Đánh dấu đoạn văn cần chỉnh sửa định dạng.

    Sẽ có một thư mục kiểu văn bản đã được Microsoft Word cung cấp sẵn, bạn chỉ cần tạm dừng con trỏ chuột ở một kiểu bất kỳ để xem trước phong cách của các tiêu đề, dòng và đoạn văn bản. Bước 2: Chọn tab Home (Trang đầu) > Styles (Kiểu).

    Bước 3: Nhấp chuột vào kiểu mà bạn thích để thiết lập phong cách cho toàn bộ đoạn văn.

    Bài HOT 👉  2 cách tra cứu điểm thi đơn giản cho học sinh, phụ huynh

    Hơn nữa, nếu bạn muốn xem tất cả các loại có sẵn, hãy nhấp vào nút Thêm.

    Định dạng phong cách viết. là một trong những yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và ấn tượng. Nó bao gồm cách sắp xếp, trình bày và sử dụng ngôn từ để tạo ra sự thích thú và thu hút đối tượng đọc.

    Định dạng phong cách viết.

    Lợi ích khi định dạng kiểu viết văn bản:

  • Thay thế việc phải dành thời gian để định dạng từng phần một, áp dụng một giao diện thống nhất trên toàn bộ tài liệu một cách nhanh chóng.
  • Tự động đánh số cho các tiêu đề phụ để phân biệt các phần đặc biệt của tài liệu.
  • Sử dụng cùng một kiểu chữ cho tất cả nội dung văn bản và tiêu đề.
  • Khoảng cách giữa các dòng được sử dụng để phân tách các đoạn văn.
  • Đặt một sắc màu cố định cho các công cụ SmartArt, biểu đồ và hình vẽ.
  • Có thể lựa chọn kiểu mặc định trong Word, hoặc tự chỉnh sửa để tạo kiểu cá nhân.
  • Bảo mật email đám mây, lưu trữ lớn, tính năng và chi phí chi tiết của doanh nghiệp, công cụ làm việc nhóm hiệu quả. Xem thêm về email.

    4. Cách chèn các công cụ trực quan vào văn bản Microsoft Word

    Các công cụ hình ảnh trong Microsoft Word sẽ giúp tài liệu của bạn được trình bày một cách khoa học và hấp dẫn hơn nữa. Ngoài việc chỉnh sửa văn bản, việc thêm vào.

    Công cụ phổ biến bao gồm: Bảng biểu giúp hiển thị dữ liệu một cách ngắn gọn và có hệ thống, hình ảnh để minh họa cho văn bản, trong khi biểu đồ là công cụ hữu ích để thể hiện quan hệ số liệu và tạo báo cáo.

    Bài HOT 👉  Kiểm tra nguồn máy tính - đo công suất, test nguồn

    4.1 Cách chèn bảng

    : Bấm chuột trái sau đó để tạo số hàng và số cột bạn muốn đánh dấu bằng cách chọn Thêm > Bảng > Di chuyển con trỏ chuột. Cách 1

    Tạo một bảng lớn, muốn chọn cách 2: Chèn > Bảng > Chèn bảng, sau đó nhập số hàng và số cột mà bạn cần tạo.

    4.2 Cách chèn biểu đồ

    Bước 1: Chọn Thêm > Biểu đồ.

    Bước 2: Lựa chọn hình dạng biểu đồ và nhấp đúp vào mẫu biểu đồ mà bạn muốn.

    Bước 3: Nhập vào bảng tính các dữ liệu vừa hiện ra. Dữ liệu đã nhập sẽ thể hiện trong biểu đồ.

    Bước 4: Đóng spreadsheet để hoàn thành.

    4.2 Cách chèn biểu đồ giúp trực quan hóa dữ liệu và hiển thị mối quan hệ giữa các yếu tố dữ liệu một cách rõ ràng.

    Microsoft Word cho phép thêm bảng, đồ thị vào trong văn bản.

    4.3 Cách chèn ảnh

    Bước 1: Chọn Thêm > Hình ảnh.

    Bước 2:.

  • Chọn This Device để tải hình ảnh từ máy tính và chèn vào trang văn bản Word.
  • Hoặc lựa chọn Bing để tìm kiếm hình ảnh trực tiếp từ mạng (có kết nối internet).
  • 5. Lưu tài liệu đã soạn thảo

    Có thể lưu chúng ở nhiều hình thức tệp khác nhau tuỳ theo mục đích sử dụng, Microsoft Word hỗ trợ rất nhiều định dạng tệp.

    5.1 Cách lưu tài liệu Word đã soạn vào thiết bị

    Bước 1: lựa chọn File > Lưu.

    Bước 2: Cửa sổ Lưu hiện lên, lựa chọn đường dẫn thư mục để lưu tệp tài liệu.

    Bước 3: Gán tên cho tệp tài liệu trong phần Tên tệp.

    Bài HOT 👉  Cách bật bong bóng chat Messenger trên iPhone, thiết bị iOS

    Lưu theo loại: Chọn định dạng tài liệu. Tệp tài liệu Microsoft Word có thể lưu ở các định dạng file bao gồm: Bước 4.

  • Định dạng Microsoft Word: DOC & DOCX, DOT & DOTX, DOCM & DOTM.
  • Định dạng tài liệu khác: TXT, RTP, PDF.
  • Định dạng trang web: HTML, MHTML.
  • Ngôn ngữ XML.
  • Định dạng khác: DIC, THMX.
  • Cách lưu tài liệu Word đã soạn vào thiết bị là một quá trình đơn giản và tiện lợi. Bạn có thể lưu tài liệu bằng cách nhấn vào nút

    Lưu tài liệu trong chương trình Microsoft Word.

    Bước 5: Nhấn nút Lưu để hoàn thành việc lưu tài liệu vào máy.

    5.2 Lưu tài liệu vào đám mây

    Khi các file được lưu trữ trên thiết bị, bạn phải liên tục Lưu lại chúng khi có chỉnh sửa hoặc thay đổi văn bản để tránh mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu file được lưu vào dịch vụ đám mây OneDrive, mọi thay đổi của bạn sẽ tự động được cập nhật.

    Cách lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây:

    Bước 1: Lựa chọn File > Lưu thành > OneDrive.

    Bước 2: Đặt tên cho file và nhấn nút Lưu.

    Một tài liệu thực tế, đẹp mắt và hiệu quả có thể được xuất bản bằng cách nghiên cứu các tính năng đa dạng khác sau khi bạn đã thành thạo các nhiệm vụ cơ bản. Khi mới làm quen với Word, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác cơ bản nhất trên đây. Đặc biệt, Microsoft Word là sự lựa chọn tốt nhất cho mục đích soạn thảo mọi loại văn bản, đặc biệt là các tài liệu dài có cấu trúc phức tạp.

    Tạp Chí Mobile
    Tạp Chí Mobilehttps://tapchimobile.org
    Chuyên trang tin tức review về điện thoại di động, các sản phẩm công nghệ, game và thủ thuật.

    Share post:

    Subscribe
    spot_imgspot_img

    Popular

    Video HOT

    More like this
    Related

    Bí Kíp Mới Khi Chơi Game Bắn Cá Đổi tiền Momo Theo Xu Hướng

    Bắn cá đổi tiền momo ngày càng có độ...

    Top 6 các game slot chơi trên điện thoại bạn nên thử

    Xu hướng chơi game trên điện thoại đang ngày...

    Kinh nghiệm khi xem trực tiếp bóng đá trên internet

    Xem bóng đá trực tuyến là một hình thức...

    Top Những Thuốc Chữa Mốc Cho Gà Ít Tốn Kém, Hiệu Quả 100%

    Thuốc chữa mốc cho gà luôn được người nuôi...