Microsoft Word hoặc MS Word là một trong số các ứng dụng trong bộ công cụ phần mềm văn phòng Microsoft Office. Chương trình này được sử dụng chủ yếu để soạn thảo mọi loại tài liệu (tiểu thuyết, luận văn, thư từ, sơ yếu lý lịch, ấn phẩm quảng cáo, thiệp chúc mừng, lịch trình, báo cáo, giáo án, làm bài tập, bài kiểm tra của học sinh…).
Word là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn cầu vào thời điểm hiện tại. Ưu điểm nổi bật nhất của Word là cho phép người dùng kết hợp thêm màu sắc, hình ảnh, biểu đồ, chữ nghệ thuật… Cùng các công cụ trực quan khác, giúp văn bản trở nên thú vị và hấp dẫn, loại bỏ sự đơn điệu.
Dữ liệu đã được nhúng trong Word cũng sẽ được tự động cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu trên bảng tính Excel. Ví dụ, bạn có thể nhúng một bảng tính đã tạo trên Excel vào tài liệu Word. Hơn nữa, phần mềm này cũng dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office.
Bạn khác người những với một số chức năng cơ bản khác nhau, hỗ trợ người dùng tạo, chỉnh sửa văn bản, lưu trữ, in và chia sẻ thông tin. Có nhiều phiên bản của Microsoft Word được phát triển cho các hệ điều hành khác nhau, bao gồm Windows, macOS và cả các thiết bị di động. Microsoft Word cũng cho phép bạn tạo và lưu trữ tài liệu trên đám mây trực tuyến. Từ đó dễ dàng giúp bạn chia sẻ tệp để làm việc cộng tác với những người khác.
Microsoft Word có thể giúp việc soạn thảo và xử lý mọi loại văn bản.
Hiện tại có nhiều phiên bản Word phù hợp với từng thiết bị khác nhau.
Bắt đầu bằng việc sử dụng phần mềm Word trên máy tính hoặc cách sử dụng phiên bản trực tuyến của Microsoft Word, bạn nên nắm vững cách sử dụng Microsoft Word nhanh chóng nhất.
2. Làm quen với giao diện và tính năng cơ bản trong Microsoft Word
Để bắt đầu Word, nhấp vào nút Bắt đầu hoặc nhấn phím Windows trên bàn phím. Để mở phần mềm, tìm Microsoft Word trong danh sách các ứng dụng và nhấp chuột.
Một file văn bản MS Word sẽ cung cấp các phần tử và công cụ chính như sau:.
Giao diện làm việc chủ yếu của Microsoft Word.
Chú thích:.
(1) Bao gồm các nút thu nhỏ/phóng to/ đóng cửa sổ, đồng thời hiển thị tên tệp của tài liệu đang soạn thảo. Thanh đầu trang (Title Bar).
(2) Thanh công cụ Truy cập Nhanh (Quick Access Toolbar): Các lệnh nhanh bao gồm Lưu, Hoàn tác, Quay lại.
Đảo cấu trúc câu trong đoạn văn: (3) Tệp Tab (File): Thực hiện các lệnh đối với tệp tài liệu như tạo tệp mới, mở tệp đã có, lưu tệp đang soạn, in văn bản, đóng tệp.
(4) Thanh đồng nghĩa (Ribbon): Bao gồm các hướng dẫn cần thiết để soạn và chỉnh sửa văn bản như:
(5) Cửa sổ Sửa đổi (Edit Window): Hiển thị nội dung của tài liệu.
(6) Thanh cuộn (Scroll Bar): Di chuyển đến nội dung tài liệu cần hiển thị.
(7) Thanh Trạng thái (Status Bar): Hiển thị dữ liệu của văn bản.
(8) Hỗ trợ phóng to/thu nhỏ tài liệu để tập trung vào một nội dung cụ thể hoặc nhìn tổng quát cả văn bản, Điều khiển điều chỉnh phóng to/trò nhỏ trang chiếu (Zoom slide control).
≫>Xem thêm: Onedrive? Cách tận dụng Onedrive hiệu quả.
3. Cách soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trong Microsoft Word
Sử dụng chuột hoặc các phím mũi tên để thay đổi vị trí con trỏ. Để bắt đầu soạn văn bản, bạn cần nhập chữ tại vị trí con trỏ đang nhấp nháy.
3.1 Cách định dạng chữ trong văn bản
Bạn cần tô đậm vùng văn bản cần chỉnh trước khi chỉnh sửa hoặc định dạng văn bản. Sau đó, chọn các công cụ định dạng chữ tại tab Trang đầu (Home).
Ý nghĩa các nút đánh dấu chữ trong văn bản Word.
≫>Xem thêm: Email công ty Microsoft chất lượng.
3.2 Định dạng đoạn văn
Chỉnh sửa định dạng đoạn văn, cân nhắc các tác vụ sau:
Văn bản sau khi được sửa chữa.
Canh lề văn bản.
≫>Xem ngay: Google Workspace tính năng đầy đủ.
3.3 Định dạng phong cách viết.
Để nâng cao trải nghiệm hình dung cho độc giả, bạn nên thực hiện các bước sau để tránh sự nhàm chán và đảm bảo tài liệu đã soạn được hoàn thiện và chuyên nghiệp:- Thay đổi định dạng văn bản sao cho nhất quán.- Chọn tiêu đề phù hợp.- Lựa chọn phông chữ thích hợp.- Thay đổi định dạng đoạn văn.
Bước 1: Đánh dấu đoạn văn cần chỉnh sửa định dạng.
Sẽ có một thư mục kiểu văn bản đã được Microsoft Word cung cấp sẵn, bạn chỉ cần tạm dừng con trỏ chuột ở một kiểu bất kỳ để xem trước phong cách của các tiêu đề, dòng và đoạn văn bản. Bước 2: Chọn tab Home (Trang đầu) > Styles (Kiểu).
Bước 3: Nhấp chuột vào kiểu mà bạn thích để thiết lập phong cách cho toàn bộ đoạn văn.
Hơn nữa, nếu bạn muốn xem tất cả các loại có sẵn, hãy nhấp vào nút Thêm.
Định dạng phong cách viết.
Lợi ích khi định dạng kiểu viết văn bản:
Bảo mật email đám mây, lưu trữ lớn, tính năng và chi phí chi tiết của doanh nghiệp, công cụ làm việc nhóm hiệu quả. Xem thêm về email.
4. Cách chèn các công cụ trực quan vào văn bản Microsoft Word
Các công cụ hình ảnh trong Microsoft Word sẽ giúp tài liệu của bạn được trình bày một cách khoa học và hấp dẫn hơn nữa. Ngoài việc chỉnh sửa văn bản, việc thêm vào.
Công cụ phổ biến bao gồm: Bảng biểu giúp hiển thị dữ liệu một cách ngắn gọn và có hệ thống, hình ảnh để minh họa cho văn bản, trong khi biểu đồ là công cụ hữu ích để thể hiện quan hệ số liệu và tạo báo cáo.
4.1 Cách chèn bảng
: Bấm chuột trái sau đó để tạo số hàng và số cột bạn muốn đánh dấu bằng cách chọn Thêm > Bảng > Di chuyển con trỏ chuột. Cách 1
Tạo một bảng lớn, muốn chọn cách 2: Chèn > Bảng > Chèn bảng, sau đó nhập số hàng và số cột mà bạn cần tạo.
4.2 Cách chèn biểu đồ
Bước 1: Chọn Thêm > Biểu đồ.
Bước 2: Lựa chọn hình dạng biểu đồ và nhấp đúp vào mẫu biểu đồ mà bạn muốn.
Bước 3: Nhập vào bảng tính các dữ liệu vừa hiện ra. Dữ liệu đã nhập sẽ thể hiện trong biểu đồ.
Bước 4: Đóng spreadsheet để hoàn thành.
Microsoft Word cho phép thêm bảng, đồ thị vào trong văn bản.
4.3 Cách chèn ảnh
Bước 1: Chọn Thêm > Hình ảnh.
Bước 2:.
5. Lưu tài liệu đã soạn thảo
Có thể lưu chúng ở nhiều hình thức tệp khác nhau tuỳ theo mục đích sử dụng, Microsoft Word hỗ trợ rất nhiều định dạng tệp.
5.1 Cách lưu tài liệu Word đã soạn vào thiết bị
Bước 1: lựa chọn File > Lưu.
Bước 2: Cửa sổ Lưu hiện lên, lựa chọn đường dẫn thư mục để lưu tệp tài liệu.
Bước 3: Gán tên cho tệp tài liệu trong phần Tên tệp.
Lưu theo loại: Chọn định dạng tài liệu. Tệp tài liệu Microsoft Word có thể lưu ở các định dạng file bao gồm: Bước 4.
Lưu tài liệu trong chương trình Microsoft Word.
Bước 5: Nhấn nút Lưu để hoàn thành việc lưu tài liệu vào máy.
5.2 Lưu tài liệu vào đám mây
Khi các file được lưu trữ trên thiết bị, bạn phải liên tục Lưu lại chúng khi có chỉnh sửa hoặc thay đổi văn bản để tránh mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu file được lưu vào dịch vụ đám mây OneDrive, mọi thay đổi của bạn sẽ tự động được cập nhật.
Cách lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây:
Bước 1: Lựa chọn File > Lưu thành > OneDrive.
Bước 2: Đặt tên cho file và nhấn nút Lưu.
Một tài liệu thực tế, đẹp mắt và hiệu quả có thể được xuất bản bằng cách nghiên cứu các tính năng đa dạng khác sau khi bạn đã thành thạo các nhiệm vụ cơ bản. Khi mới làm quen với Word, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác cơ bản nhất trên đây. Đặc biệt, Microsoft Word là sự lựa chọn tốt nhất cho mục đích soạn thảo mọi loại văn bản, đặc biệt là các tài liệu dài có cấu trúc phức tạp.
